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Les 13 étapes pour structurer ses journées

Mis à jour le

19/7/2022

Les 13 étapes pour structurer ses journées
Les 13 étapes pour structurer ses journées

Aujourd'hui,

Tu vas découvrir les 13 étapes pour créer ta routine Business et plus particulièrement mes meilleures astuces pour savoir comment structurer ses journées

Je vais te présenter des techniques indispensables pour que tu puisses optimiser ton temps et décupler par 10 tes efforts.

Peut-être que tu penses 👇 

💬 "Je fais du sur-place, mes journées passent à une allure folle et j'ai parfois l'impression de n'avoir rien fait de productif de ma journée" 💬

Comme tu le verras, il y a une solution à tout! Chaque tâche nécessite d'être réalisée, qu'elle soit impactante, embêtante ou inspirante, et ce dans tous les Business quels qu'ils soient!

Donc prends un petit café, mets-toi à l'aise, et c'est parti mon kiki, je t'explique tout 🤓

Voici ce qu'on va voir ensemble

  1. C'est quoi une journée structurée ?
  2. Pourquoi structurer ses journées est primordial ?
  3. Quelles sont les bonnes habitudes pour structurer ses journées ?
  4. Quelles sont les 13 étapes pour être plus productif en structurant ses journées?
  5. Les 3 exemples de routines journalières pour être plus productif
  6. Quels sont les 5 meilleurs outils pour structurer ses journées?
  7. Les 11 questions à se poser pour réussir à structurer ses journées
  8. Mes 4 conseils pour créer une routine quotidienne structurée

Pas envie de lire ? (même si cet article ne te prendra que 16 minutes à lire, montre en main⌚)

Regarde la Vidéo YouTube : Les 13 étapes pour structurer ses journées

Sur la chaine, je parle de Webflow, de Design et de Business et si les sujets t'intéressent n'oublie pas de liker et de t'abonner à la chaine.

1. C'est quoi une journée structurée ?

  1. Que l'on soit freelance, entrepreneur, employé ou étudiant, on est tous logés à la même enseigne en termes de temps
  2. On a tous un même nombre d'heures dans une journée et une certaine liste de tâches à réaliser
  3. Tu te demandes sûrement, "Mais, comment ça se fait que certains arrivent à faire tellement plus que moi?"
  4. Je n'ai pas la réponse absolue, mais c'est sûr, il est question de structurer ses journées efficacement sans devoir faire plus d'effort (on n'est pas là pour souffrir, ok ?)
  5. Structurer ses journées selon moi, c'est :
  • S'écouter et comprendre à quel moment de la journée notre attention est à son maximum (car, on est tous différent)
  • Créer son propre système en utilisant des techniques "simples" (que je vais t'exposer un peu plus loin)
  • Prioriser ce qui doit l'être et s'occuper des tâches secondaires par la suite
  • Se concentrer sur une tâche et faire abstraction des distractions (notifications, appels ...)
  • Appliquer son système, le tester et l'adapter au fur et à mesure (Rome de ne s'est pas fait en 1 jour)
  • Comprendre qu'on n'est pas un Super héros 🦸 et qu'il n'est pas question d'en faire trop, le but étant de tenir au long terme

2. Pourquoi structurer ses journées est primordial?

  1. De ma propre expérience en tant que freelance, j'ai toujours rêvé d'être libre et de faire ce que je voulais de mes journées, tu vas me dire, c'est un peu ce qu'on recherche tous en tant que freelance 🙌
  2. Mais parfois, même en tant que freelance, on n'est pas si libre que ce qu'on imaginait ...
    - Le freelance qui est, en fait, le "faux" employé de son Client
    - Le freelance qui travaille jusqu'à pas d'heure pour combler ses tarifs qui ne sont pas à sa juste valeur
    - Le freelance qui croule sous le travail par manque d'organisation
    - Le freelance qui n'ose pas déléguer et en découle une charge mentale incroyable à gérer
    - Le freelance qui ... (bon on va s'arrêter là car je pense que tu as bien compris de quoi je voulais parler 😉 )
  3. Bref qui dit, structurer ses journées, dit liberté ...
  4. Personnellement, après être passé par toutes les situations que je viens de te citer (oui oui, toutes! Tu as bien lu 🙈), c'est chose faite depuis maintenant plus d'1 an !
  5. Et pourtant... au bout de 3 mois de journées structurées et organisées au millimètre, je n'avais plus qu'une seule envie c'est de structurer (à nouveau) mes journées pour avoir un sentiment de satisfaction personnelle et de bien-être
  6. J'en viens à te dire que, structurer ses journées c'est primordial pour te libérer l'esprit et comprendre ce que tu sais réellement faire (et ne pas faire) dans une journée, mais rien n'est figé dans le temps!
  7. Tu évolues, ta carrière évolue, ta situation familiale évolue donc c'est normal que ton planning évolue lui aussi!
  8. Il ne faut jamais oublier que tu t'instaures une structure pour te faciliter la vie et non pas pour ajouter un sentiment anxiogène à ton quotidien
  9. Donc garde en tête que la structure de ta journée soit adaptée à toi et jamais l'inverse!
  10. Je pense sincèrement que structurer tes journées t'apporte une multitude de bénéfices tels que :
    - Se lever tôt et se coucher à une heure raisonnable permet d'être plus serein mentalement
    - Finaliser des taches te permet d'avoir un sentiment de satisfaction personnelle gratifiante
    - Maîtriser ton temps te permet d'avoir l'esprit plus léger et par conséquent être ouvert à la créativité
    - Faire abstraction des distractions te permet d'être actif et non plus passif dans ta propre vie
    - Avoir des objectifs tient ton esprit en éveil et permet de grandir psychiquement

3. Quelles sont les bonnes habitudes pour structurer ses journées ?

Créer sa Routine pré-travail "AMSE"

  • Alimentation : Quels sont les aliments que je vais privilégier pour leur énergie positive
  • Mouvement :  Quel sera l'exercice que je pourrais effectuer au quotidien
  • Sociabilité : Quels sont mes moments de sociabilité?
  • Éducation : Quel est le moment où je vais apprendre quelque chose de nouveau?

Créer sa Routine de travail "EPAD"

  • Environnement : Faire en sorte que ton poste de travail soit plaisant ( plante, déco, outils, ...), rangé ou non...
  • Priorisation : Se fixer un objectif principal par jour et ne pas le perdre des yeux
  • Action : S'aérer et se dégourdir les jambes toutes les 4 heures et boire de l'eau
  • Distraction : Répondre à ses mails qu'au moment de la journée où tu as besoin de moins de concentration et fixer un nombre d'heures restreint pour la prise de rendez-vous Client

Créer sa routine post-travail "OPIM"

  • Organisation : Mettre une alarme 30 minutes avant l'heure de fin de journée que tu auras déterminée
  • Préparation : Durant ces 30 minutes préparer les objectifs de la journée du lendemain
  • Inventivité : Se déconnecter et prendre le temps pour soi, pour ses amis et sa famille
  • Mise en veille : Couper toutes sources digitales minimum 30 minutes avant d'aller se coucher

4. Quelles sont les 13 étapes pour être plus productif en structurant ses journées?

1. Étape n° 1 : Comprendre à quel moment de la journée j'ai le plus d'énergie cérébrale

  1. Il existe différents tests, mais tu sais au fond de toi quel est le moment où tu es le plus efficace et que tu peux enchainer des tâches en pleine concentration
  2. C'est tâches de pleine concentration sont appelées "Deep Work"

2. Étape n° 2 : Faire la liste des tâches ponctuelles, répétitives et prioritaires

  1. Il faut absolument éduquer son cerveau à distinguer les tâches ponctuelles, répétitives et prioritaires
  2. Le fait de faire ce travail en amont va accélérer ta prise de décision

3. Étape n° 3 : Appliquer la méthode du Time Blocking

  1. C'est le fait de chronométrer le temps approximatif de chaque tâche
  2. Les tâches : Une fois que tu as fait ta liste "To do", il faut placer chaque tâche dans ton calendrier afin de l'exécuter dans un certain laps de temps. Tu seras surpris qu'une tâche puisse facilement prendre 2 heures au lieu de 1. Il faut tester et peaufiner, ça s'apprend
  3. Les réunions : Faire des réunions est essentiel, mais ne commence jamais une réunion sans savoir l'objectif principal de celle-ci. Tu peux éviter une réunion inutile qui pourrait se faire par téléphone, par message, ou par une discussion sur Slack ou autre logiciel (Basecamp, Clickup,...)
  4. Les rendez-vous : Avoir des rendez-vous Clients est également essentiel, mais encore faut-il les "caser" dans la journée aux périodes où tu es moins énergique (à moins que le sujet de la réunion puise toute ton énergie et nécessite la plus grande attention)

4. Étape n° 4 : Se faire une routine quotidienne alliant "Alimentation, Mouvement, Sociabilité et Éducation"

  1. On en parlait un peu plus haut, c'est maintenant qu'il faut l'appliquer

5. Étape n° 5 : Se fixer des objectifs pour cette année, dans 3 ans et plus

  1. Voir le Quiz avec à la clé le document Notion "Bilan & Objectifs" de l'année (disponible plus loin)

5. Étape n° 6 : Établir des plages horaire pour approfondir tes connaissances au quotidien

  1. Une dose de passion dans ton organisation, et tout devient plus simple
  2. C'est important de savoir dissocier : Travailler dans ton Business (fournir ce pour quoi on te paye) et Travailler sur ton Business (Faire évoluer ton Business)
  3. C'est aussi la manière la plus simple pour construire une base de connaissance au fur et à mesure
  4. C'est pourquoi c'est essentiel de fixer tes objectifs à long terme pour y travailler chaque jour un petit peu plus. (Tous les petits fleuves atterrissent dans les océans)

5. Étape n° 7 : Utiliser la Méthode GTD

  1. Cette méthode est facile à appliquer et tout ce qu'il faut savoir sur la méthode se trouve dans l'article de blog :  5 Clés pour Booster ta Productivité avec la méthode GTD
  2. N'hésite pas à revenir vers moi pour poser toutes tes questions, j'y répondrai avec grand plaisir

5. Étape n° 8 : Avoir le Mindset de "Je touche chaque chose qu'une seule fois"

  1. L'entrepreneur né aura ça dans le sang, mais si toi tu veux l'appliquer aussi, c'est une méthode qui permet de mettre son énergie une seule fois sur une tâche et puis de la faire fructifier dans le temps
  2. Cette pratique peut s'applique dans presque tous les domaines

5. Étape n° 9 : Distinguer distraction positive et éliminer les distractions négatives

  1. Notifications, appels, e-mails nécessitent une réponse relativement rapide, mais pas immédiate
  2. Tu peux y répondre plus tard dans les moments où tu es moins concentré

5. Étape n° 10 : Peaufiner son espace de travail

  1. Tu peux travailler sur un poste de travail que j'appellerai simplement "du style Hiroshima💥" ou travailler dans un bureau bien rangé et propre
  2. On n'est pas tous pareils, le principal c'est que tu t'y sentes bien

5. Étape n° 11 : Simplifier, Automatiser, déléguer tout ce qui est possible

  1. Détecte les tâches qui sont similaires et essaye de les faire au même moment (c'est ce qu'on appelle le Batch Working), afin d'optimiser ton temps
  2. Dans un domaine plus de la sphère privée, beaucoup de personnes utilisent la méthode du Batch Cooking pour cuisiner en une seule fois, tous les plats de la semaine et profiter de plus de temps en famille ou pour faire du sport
  3. Distingue les tâches récurrentes qui peuvent être automatisées par un outil et qui ne nécessitent pas d'humain pour les réaliser
  4. Détermine les tâches que tu n'aimes pas faire ou qui te prennent trop de temps et délègue-les à quelqu'un d'autre qui les fera peut-être avec plus de passion et d'engouement que toi

5. Étape n° 12 : Accepter l'imprévu car c'est une réalité

  1. u peux planifier ce que tu veux, mais il faut toujours ajouter une marge d'erreur car on ne vit malheureusement pas au pays des bisounours, il y aura toujours des imprévus
  2. Il faut s'y préparer pour l'accueillir et modifier notre planning sans se sentir dépassé par les événements

5. Étape n° 13 : Apprendre à dire non (le plus difficile au début, mais tellement délivrant)

  1. Pas facile si tu es réactif aux demandes extérieures ou que tu n'oses pas dire non
  2. C'est pourtant essentiel de savoir dire non quand il faut
  3. Parfois tu ne sais au fond de toi, que le feeling ne passe pas avec le Client ou le projet et que ça ne t'apportera rien
  4. Dis-toi que tu n'es obligé de rien et qu'en disant non, tu rends en quelque sorte service au Client qui trouvera son bonheur ailleurs
  5. Un conseil qui m'a beaucoup aidé dans cette démarche est celui-ci : En n'osant pas dire non à quelqu'un c'est à toi même que tu te dis non

5. Les 3 exemples de routines journalières pour être plus productif

Exemple n° 1 : Les "Concentrés du matin"

  1. 08h-12h - Deep Work (Priorité du jour)
  2. 12h-13h - Lunch
  3. 13h-14h - Travail sur son Business (Stratégie, process, connaissance, ... )
  4. 14h-15h - Rendez-vous Client
  5. 15h-16h - Travail secondaire
  6. 16h-17h - Travail administratif (Compta, mails, ...)

Exemple N° 2 : Les "Concentrés de l'après-midi"

  1. 09h-10h - Rendez-vous Client
  2. 10h-11h - Travail secondaire
  3. 11h-12h - Travail sur son Business (Stratégie, process, connaissance, ... )
  4. 12h-13h - Lunch
  5. 13h-17h - Deep Work (Priorité du jour)
  6. 17h-18h -  Travail administratif (Compta, mails, ...)

Exemple n° 3 : Les "Concentrés de la nuit"

  1. 14h-15h - Travail sur son Business (Stratégie, process, connaissance, ... )
  2. 15h-16h - Rendez-vous Client
  3. 16h-17h - Travail secondaire
  4. 17h-18h - Souper
  5. 18h-22h -  Deep Work (Priorité du jour)
  6. 22h-23h - Travail administratif (Compta, mails, ...)

6. Quels sont les 5 meilleurs outils pour structurer ses journées?

Outil n° 1 : Gestion des priorités

Les 13 étapes pour structurer ses journées
Schéma pour structurer ses journées

Outil n° 2 : Gestion de calendrier

Calendly - Time Blocking

Outil n° 3 : Gestion des tâches

Basecamp

Outil n° 4 : Gestion de la prise de notes

- Note
- Calepin qui peut aller sous l'eau dans la douche
- Dictaphone

Outil n° 5 : Gestion des fichiers et documents physiques et digitaux

Pcloud

7. Les 11 questions à se poser pour réussir à structurer ses journées

👉 Question n° 1 : Combien de temps dure chacune de mes tâches quotidiennes?

  1. Tu peux chronométrer ou utiliser une minuterie
  2. Personnellement, j'indique dans mon calendrier le temps qu'il m'a fallu pour exécuter une tâche et j'essaye de tenir ces informations à jour

👉 Question n° 2 : Quels sont les sources de distractions qui absorbent mon énergie?

  1. On doit pouvoir se distraire, c'est humain et on adore ça
  2. Mais être distrait alors qu'on est en pleine séance de Deep Work, c'est vraiment pas optimal
  3. Alors supprime les notifications des App (facebook, whatsapp, etc) c'est souvent une délivrance mentale

👉 Question n° 3 : A quel moment de la journée, ma concentration est à son apogée ?

  1. Quels sont les blocs de temps "Deep Work" quotidien?
  2. Une fois que tu sauras a quel moment tu es le plus productif, tu pourras placer des blocs quotidiens de séance de Deep Work
  3. Ça consiste à utiliser les séances dans lesquelles tu donnes 100% de concentration

👉 Question n° 4 : Quand vais-je fixer mes plages de rendez-vous pour mes Clients?

  1. Tu peux fixer des blocs de prise de rendez-vous (idéalement hors zone de concentration) pour ne plus jamais louper un rendez-vous Client
  2. Utilise un logiciel dans lequel ton Client peut se rendre directement pour fixer lui-même son rendez-vous

👉 Question n° 5 : Quelle sera ma routine quotidienne qui rassemble "Alimentation, Mouvement, Sociabilité et Éducation"?

Ça ne se fait pas du jour au lendemain, mais penses-y et sélectionne les éléments qui t'aident à être plus énergique

👉 Question n° 6 : Quel sera mon système de gestion des tâches, prise de notes et calendrier?

La méthode GTD a très bien fonctionné dans ma routine Business, l'essentiel c'est de trouver ton système qui pourra t'accompagner au quotidien

👉 Question n° 7 : Quelles sont les tâches répétitives que je peux automatiser?

  1. On peut toujours simplifier des tâches, c'est l'art d'appliquer un certain Process pour des tâches spécifiques de son quotidien
  2. Si tu n'as pas encore de Process établi, c'est le moment d'en créer un

👉 Question n° 8 : Est-ce qu'il n'y a pas des tâches dans mon quotidien que je peux déléguer?

  1. Outre les tâches qu'on peut automatiser, certaines ne pourront malheureusement pas toujours l'être
  2. Il se peut par contre, que tu puisses les déléguer et ça c'est aussi une forme de liberté mentale

👉 Question n° 9 : Quels sont les grands thèmes que j'aimerais approfondir pour créer ma pyramide de connaissance?

  1. Tu as une passion?
  2. Alors inclue-là dans ton quotidien et trouve les liens ou les ponts entre ceux-ci pour construire quelque chose de bien plus grand

👉 Question n° 10 : Quels est ma priorité n°1 de ma journée?

  1. Avoir une priorité unique est bien plus facile à atteindre que 3
  2. L'idée c'est de se fixer une priorité chaque jour et si tu y arrives, tu peux en rajouter, mais je te dirais de te limiter à 3 maximum

👉 Question n° 11 : Á quoi vais-je dire non dès aujourd'hui?

  1. Une chose à la fois!
  2. Tu peux faire la liste des choses auxquelles tu vas dire non dès maintenant (type de Client, type de projet, budget de projet, ...)
  3. Mais applique-les l'une après l'autre, car il ne faut pas tomber dans l'extrême non plus
  4. Ça peut se faire très progressivement

8. Mes 4 conseils pour créer une routine quotidienne structurée

Conseil n° 1 : Le Mindset

  1. Si tu veux devenir productif, il faut que tu aies un objectif et que tu sculptes ton quotidien à son image
  2. Retiens juste que tout peut se faire petit à petit et étape par étape

Conseil n° 2 : La Passion

Ajouter une passion dans l'équation permet de garder la motivation des premiers jours sans faille et à long terme

Conseil n° 3 : L'apprentissage continu

Être curieux et avoir la volonté d'apprendre, de sortir de sa zone de confort permet d'exercer son cerveau comme un muscle

Conseil n° 4 : S'inspirer sans être influencé par l'extérieur

On a tous besoin de mentors et les réseaux sociaux sont un moyen très utile pour ça, mais ils sont aussi une source de distraction extrême dans laquelle il ne faut pas tomber

Au risque de voir sa journée filer à vive allure sans avoir réalisé sa priorité... (je suis sûr que tu vois de quoi je parle)

Pour conclure,

Tu connais maintenant pas mal d'astuces ainsi que toutes les étapes pour créer ta propre routine Business, le process pour structurer tes journées n'a plus aucun secret pour toi!

Et mon dernier Tips pour aujourd'hui 👉 Commence "step by step", rien ne sert de faire un tour à 360° dans ta routine Business actuelle.
Incorpore progressivement 2 à 3 techniques dans ton quotidien et fais en sorte que ces techniques te correspondent et t'apportent un réel +, et si ça te convient ajoute d'autres astuces que je viens de te donner ici plus haut

Tu as désormais toutes les techniques indispensables pour optimiser ton temps et tes efforts et faire et sorte qu'à la fin de ta journée tu puisses te dire : "Wouaw c'est incroyable la montagne de travail que j'ai réalisée aujourd'hui!"

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